تعرف على كيفية الإجابة على رسائل البريد الإلكتروني المهنية التي يجب أن تكون مكتوبة بجودة عالية، مدروسة جدًا ومصممة بعناية. التدوينة مرفقة أيضا بأمثلة تعزز فهمك وتستطيع استخدامها مباشرة.
كيفية الإجابة على رسائل البريد الإلكتروني المهنية (مع أمثلة)
عند الإجابة على رسائل البريد الإلكتروني المهنية ، انتبه جيدًا إلى أسلوب الرسالة الودي، على سبيل المثال بدلا من قول؛
“من فضلك أرسل جميع مستندات الشحن الخاصة بالدفعة التالية من الأدوية.
Please send all the shipping documents for the next batch of drugs.”
فلتقل؛ “يرجى إرسال مستندات الشحن الخاصة بالدفعة التالية من الأدوية.
Kindly send the shipping documents for the next batch of drugs”.
بالإضافة إلى ذلك، تأكد دائمًا من أن رسائلك الإلكترونية واضحة وصريحة. وقم بذكر أهم المعلومات منذ بداية البريد الإلكتروني وتجنب استخدام كلمات لا داعي لها. خلاصة: ركز على المعلومات التي تريد تمريرها في إجابتك، وتأكد من ذكرها جميعا.
الإجابة على رسائل البريد الإلكتروني المهنية بطرق مختلفة
هنالك طرق مختلفة للرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل حسب نوعها؛ فمثلا البريد الإلكتروني الخاص بالإقرار باستلام بريد آخر في الغالب ما يكون مباشرًا وبسيطا، في حين أن معظم الردود الأخرى تتطلب الاعداد لها بعناية.
في الأساس، غالبا ما تتبع الردود النمط العادي لكتابة رسائل البريد الإلكتروني المهنية. حيث قد يتعين عليك البدء بإقرار بآخر بريد إلكتروني قبل الرد على الأسئلة الواردة فيه. يجب الإجابة على كل سؤال في فقرة منفصلة. سيساعدك ذلك في تغطية جميع الأسئلة وكذلك مساعدة المتلقي على استيعاب إجاباتك بسهولة. من المهم جدًا أن تتعرف دائمًا على رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها إذا لم تتمكن من الرد خلال 24 ساعة من استلامها.
يمكنك تخزين قوالب للإقرار برسائل البريد الإلكتروني المهنية في “الردود الجاهزة canned responses” إذا كنت تستخدم Gmail.
استعمال أداة Grammarly
Grammarly هي أداة تساعدك على كتابة رسائل البريد الإلكتروني الهامة مهنيا عن طريق تصحيح القواعد النحوية والأخطاء الإملائية بسهولة، لذلك فهي أداة لا غنى عنها للأشخاص الذين يحتاجون دائما لكتابة الرسائل والوثائق ومحتويات الويب الهامة.
بمجرد تثبيت ملحق Grammarly المجاني على متصفح Chrome أو Internet Explorer أو Firefox، ستقوم هذه الأداة بفحص قواعدك بسرعة وستساعدك على تصحيح قواعد النحو أو الهجاء بنقرة واحدة فقط.
الإجابة على رسائل البريد الإلكتروني المهنية – أمثلة
رسالة إقرار بسيطة:
عزيزي السيد (المتلقي)،
نشكرك على الاستفسار حول تطبيق المؤسسة الجديدة للتسويق عبر البريد الإلكتروني. سيتصل بك أحد أعضاء الفريق غدًا مع شرح مفصل للمنتج الذي يناسب احتياجات عملك.
شكرا مرة أخرى على استفسارك.
تحياتي،
(المرسل)
رسالة إقرار أكثر تفصيلاً:
عزيزي السيد (المتلقي)،
شكرا لك على طلبك ل 25 دي في دي DVDs. سنرسلها في غضون الثلاثة أيام القادمة.
ولكن قبل إرسالها، نحتاج إلى معرفة نوع الحزمة التي تفضلها. يرجى زيارة صفحة الطلب وتحديد تفضيلاتك. إذا كان لديك أي استفسار، فلا تتردد بالاتصال على ()، سيتم استقبالك على الفور من قبل فريق خدمة العملاء.
شكرا مرة أخرى على طلبك. في انتظار تعليماتك النهائية.
بإخلاص،
(المرسل)
مثال مهني للإجابة على استفسارات البريد الإلكتروني حول المعلومات
عزيزي السيد (المتلقي)،
شكرًا لاستفسارك عن برنامج البريد الإلكتروني المعلن على مدونتي. كل من تلك البرامج المدرجة تشتغل بشكل فريد على منصات مختلفة. قبل أن أوصي ببرنامج معين، أود أن أعرف بعض المعلومات عنك وعن احتياجاتك:
1. ما هو نوع العمل التجاري الذي تتعامل معه؟ هل لديك عمل حر أم أنك مدير أو صاحب عمل؟
2. هل ستستخدم البرنامج على جهاز محمول أو كمبيوتر؟ هل جهاز الكمبيوتر الخاص بك Mac أو PC؟
3. ما نوع رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها غالبًا؟ هل يقومون بالإجابة على أسئلة العملاء أو رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بأعضاء الفريق فقط؟
نشكرك مرة أخرى على اهتمامك بشراء بعض برامج البريد الإلكتروني المعلن عنها على موقعي. نأمل أن تناسب احتياجات عملك.
مع كل الود،
(المرسل)
مثال للإجابة عبر بريد إلكتروني مهني لطلب المواد
عزيزي السيد (المتلقي)،
ستجد في الملفات المرفقة بهذا البريد الالكتروني دورة التسويق الالكتروني التي طلبتها. وكما ذكرت على موقعي، سأستمر في إرسال نسخ محدثة من الدورة التدريبية من وقت لآخر. تأكد من دراسة الفصل الأول من الدورة بعناية، لأنه سيوفر قاعدة صلبة تستند عليها كل المعلومات الأخرى في مسار الدورة.
أتمنى أن تحقق حملاتكم على البريد الإلكتروني نتائج جيدة. اسمحوا لي أن أعرف ما إذا كان بإمكاني تقديم أي مساعدة.
مع فائق الاحترام،
(المرسل)
و في الختام، ننصحك أن تحتفظ دائمًا بنبرة ودية في رسائلك الإلكترونية إذا كنت تريد ردودًا ملائمة، ولا تتسرع في الرد أبدا.
كل التوفيق. مرحبا بجميع تعليقاتكم ومراسلاتكم عبر الصفحة الرسمية للموقع على فيس بوك التعلم الحر-EDLibre حيث ستجدون فريق التعلم الحر-EDLibre دائما على استعداد لتقديم المساعدة والإجابة عن أسئلتكم. ولا تنسوا متابعتنا عبر تطبيق Telegram، بالإضافة إلى تويتر للتوصل بمستجدات موقع التعلم الحر باستمرار. يوما طيبا للجميع.
